淺談企業財務管理中日常費用管理

前言

日常費用報銷是企業經營活動中必不可少的一項經濟業務，費用報銷手續的規范與否直接反映出企業內控工作開展的成果。從現在市場經濟的發展的趨勢上看，加強企業內控、規范費用管理尤為重要！

在企業各類費用中，辦公費用、交通費用、業務招待費用、差旅費等費用是企業經營中發生最為頻繁的費用，此類費用金額大都不大，票據來源廣泛，也是我們審計工作中較為關注的一方面。在實際工作中，我們發現部分發企業的費用報銷存在不規范的情況，例如：費用報銷的票據不規范，費用報銷的手續不建全，審批人員責任不清晰等現象。就上述情況，對各類費用的規范化管理就顯得十分重要。

 

一、辦公費用

辦公費用反映單位購買日常辦公用品、書報雜志的支出，以及日常印刷費支出等，同時也是企業經濟活動中發生的最為頻繁的一項費用。經辦人員在購買辦公用品時，必須從正規的銷售渠道取得采購發票并附采購清單，辦理費用報銷時應將發票和采購清單一起做為報銷用的原始憑證，填寫費用報銷單，并經相關主管人員簽字確認后交與財務部門審核后進行報銷（注：企業若對有關主管人員予以相應的授權，應根據企業要求辦理簽字手續）。

辦公用品購入后交由企業行政部門進行統一管理，進行臺賬登記。行政部門根據經辦人提供的采購清單與實物核對無誤后進行辦公用品入庫臺賬登記，在各部門領用辦公用品時登記企業辦公用品的領用臺賬的登記。辦公用品管理也因與固定資產一樣定期進行盤點。

特別提醒：若各綜合類商場超市開據的僅填寫“辦公用品”字樣無明細清單的發票，將會作為業務招待費用進行核算。

二、交通費用

交通費用包括公司車輛費用、各部門報銷的交通費用。

車輛費用反映企業在經營中產生的加油費用、過路（橋）費用、停車費用、養護費用和車輛保險費用。企業車輛應有專人進行管理，建立車輛檔案，對車輛的保養維修情況、行駛公里數、交通事故情況、行車人員和行車事由等與車輛使用有關的內容進行詳細登記。使用加油卡企業應實行專車專卡，逐筆記錄加油充值時間及行駛的公里數。經辦人員辦理車輛費用報銷時，應由經辦人填寫費用報銷單據，注明報銷事項（例如：養護原因，維修部件等），由相關主管人員簽字后交由財務部門審核后方可進行費用報銷。

各部門交通費用反映各部門因業務需要而產生外出交通費用，一般為企業所在地的市內交通費用。經辦人員在辦理市內交通費用報銷時，將外出時取得的市內交通票作為原始憑證，填寫費用報銷單并注明外出事由和辦事地點，由相關主管人員簽字后交給財務部門審核后方可進行費用報銷。若因緊急需打車前往，因經主管人員同意后方可打車出行。

三、業務招待費用

業務招待費用是企業為生產、經營業務需要而支付的應酬費用，它是企業生產經營中必不可少的一項費用支出。根據稅法的相關規定，企業發生的與生產經營活動有關的業務招待費支出,按照發生額的60%扣除，但最高不得超過當年銷售(營業)收入的5%。

業務招待費包括企業生產經營中需要而宴請的餐費開支、贈送紀念品的開支、旅游景點的開支等。企業在報銷業務招待類費用時，應將從正規渠道開據的餐費，禮品，景點門票作為費用報銷的原始憑證，填寫費用報銷單并注明招待單位及招待事由，來客人數，陪客人數等相關信息，由相關主管人員簽字后交給財務部門審核后方可進行費用報銷，可以要求派出單位向接待單位發出公函，告知內容、行程和人員。

特別提醒：因業務招待購買的煙、酒、茶、饋贈禮品等應列入招待費用，企業對所購入的煙、酒、茶、饋贈禮品也應進行專人管理，進行臺賬登記，逐筆記錄入庫及領用情況。

四、差旅費用

差旅費是指企業工作人員因生產經營需要臨時到常駐以外的地區公務出差所發生的交通費、住宿費、伙食補助費等。

企業需根據業務需要編制“出差申請單”，列示出差地點、事由、天數、出差所需備用金，出差人員應完整的填寫申請單經主管人員審批后方可出差。出差前可憑審批后的“出差申請單”，填寫“借款申請單”經財務主管批準辦理出差備用金的借款事項。出差事項完結后出差人員憑證有效的出差票據填寫差旅費報銷單經相關主管人員簽字后交由財務部門審核，辦理費用報銷，清還借款。

企業管理部門應根據出差人員職務明確訂立各類人員的費用標準，如：出差人員的交通工具標準、住宿標準、出差補助標準。出差人員根據各自職務進行費用報銷。

 

溫馨提醒：
 

1、在辦理各類報銷業務時應要求出票單位開據本單位名稱（全稱）的發票，取得發票后應及時至財務部門辦理報銷手續，減少費用跨期現象。

2、自2016年5月份稅務改革后“辦公用品，加油費，住宿費”均可要求開據增值稅專用發票。

結語：2016年，我們開拓了新的業務——咨詢服務。我們根據企業要求，針對企業內控方面的不足為企業量身定制了財務管理制度，幫助企業構建更完整的財務核算體系。2016我們開拓創新，2017我們將繼續揚帆起航！