方法丨如何做好組織內部溝通？

 

摘要：

制定一個統一的規劃程序，有助于確保企業內部信息溝通的一致性與協調性。采用本文介紹的規劃方法，可以對企業各層面上的內部溝通工作進行有效的管理與優先分級。

 

編者按：

在許多企業里，溝通工作的地位達到了前所未有的高度。外部溝通如此，內部溝通更是如此。遺憾的是，如今的問題在于，溝通不是太少而是太多了－－－其中的大多數都是"有害無益"的。頻繁而雜亂的溝通工作傳達出來的是相互矛盾的信息，將對員工產生消極的影響。

    

本文作者指出：制定一個統一的規劃程序，有助于確保企業內部信息溝通的一致性與協調性。采用本文介紹的規劃方法，可以對企業各層面上的內部溝通工作進行有效的管理與優先分級。

 

內部溝通要計劃

古語說，"凡事預則立，不預則廢"。雖是古語，卻體現了"合理規劃乃溝通之核心"這一現代企業溝通管理的最高原則。

       

對于一個高效的溝通工作者來說，合理規劃是其工作的重中之重。舉例來說，來自企業內部的出乎意料且不受歡迎的消極信息防不勝防，令溝通部門的主管疲于招架。對他們來說，光是應對風云多變的外部環境已經相當困難，這些企業內部意外信息的"友軍誤傷"無疑是雪上加霜。

       

對于跨國企業中負責全球溝通事務的管理人員來說，他們希望全面了解公司業務在各個國家的發展情況以及各分支機構及各職能部門的經營情況。而企業在各個國家的分支機構卻不希望受到來自總部的各種意外且耗時的不適當的信息溝通工作的干擾。

       

在矩陣型的企業中，從事溝通工作的人的數量正在呈幾何級數增加。企業中的某一分支機構一旦設立了自己的溝通部門，各種時事通訊與路演的數量就會立即大幅增加。一方面，企業員工對鋪天蓋地襲來的信息頗有微辭，另一方面，企業總部的各部門不斷推出各種改革議案，而企業全球主管人員又一味追求所謂的"扁平透明的溝通方式"。這樣一來，員工就淹沒在來自全球各地的大量信息之中，卻無法從中發現任何明確的聯系。他們不得不自行對諸多信息進行拼湊，以期獲得一個完整的概念。不用說，他們通常會曲解其中的意思。

       

許多企業已經認識到保持信息一致的重要性，以確保各種信息相互支持而不是相互抵觸。只有這樣才能保證所有人員都能對企業形成一致的認識。在結構復雜的企業中，要保證信息的連貫性與協調性，就必須進行周密的溝通規劃，進行溝通工作的人必須緊密協作。 

 

規劃溝通工作：三個層面

 

在企業的對外溝通中，混亂矛盾的信息會影響企業的品牌與信譽。而在企業的內部溝通中，這種混亂與矛盾則會引起員工的不安情緒，加深員工的疑慮。在變革時期，員工往往希望通過各種信息了解企業領導的真實意圖與目的。他們會仔細研究來自不同領導人員的信息之間的細微差異，希望從中發現矛盾與分歧的問題所在、權力的更迭以及企業的真實情況。來自企業上層的不一致信息往往被基層員工誤認為是內部矛盾的信號，并因此激起種種猜測甚至密謀。

       大多數企業已經明白，穩定企業人心的關鍵并不在于信息通訊預算的多寡和通訊簡報的數量。而關鍵的因素在于這些信息能爭取到員工多大的關注。

       企業如果不清楚自己應該優先考慮的事項是什么，也沒有將注意力集中在自己向員工傳遞的信息上，那么員工就會對上層所發布的信息充耳不聞。越來越多的企業發現，信息量的增長不但沒有讓員工進一步明白企業的目標，反而造成了矛盾與混亂。

       成功的企業應當在三個層面上對信息溝通工作進行規劃：

 

宏觀層面

——確保信息溝通工作服務于企業的優先考慮事項，并鎖定關鍵的核心戰略信息進行溝通。

 

溝通層面

——經理人員必須清楚地知道自己要向員工傳達的關鍵信息是什么，同時要了解其他經理人員的溝通計劃并探求合作，以避免造成信息的重復與混淆。

 

 地區性層面

——具體的項目計劃與舉措，確保項目經理應用相同的方法制定溝通規劃，從而確保企業能對地區性事務進行優先分級與協調。

 

改進規劃流程：三個步驟

企業怎樣才能改進溝通規劃流程的效率？下列步驟能夠有效地緩解信息超載與混亂的情況。

 

第一步：

在宏觀層面上進行檢查。對宏觀層面進行檢查是第一步。在這一層面，企業需要精簡信息量并消除重復溝通相同信息現象；確保發出的信息具有很高質量并且協調一致；給予員工足夠的空間去理解與領會接收到的信息；確保關鍵信息的突出地位。

       

對宏觀層面進行檢查，還意味著加強對信息的優先分級管理并且減少信息量。要實現這個目標，企業需要采用"空中交通管制"的原則。借助這一方法，企業可以明確組織的日常工作事項安排，確定各種溝通活動的相對優先權，并找出可能會受到這些活動影響的人員。然后，這種"空中交通管制系統"會根據這些信息對企業經營的重要性與優先次序，安排進行計劃好的溝通活動的時間與空間，而不會以信息發布者對信息的宣傳程度決定。

      

這種方法體現了企業對內部溝通的協調與管制，從而減少了意外的沖擊性很大的溝通舉措的出現。

 

第二步：

要求進行溝通工作的所有人員使用統一的溝通方法。在這一層面，企業應當為組織里進行溝通工作的人員制定統一的溝通方法；明確哪些信息應該優先發布，哪些是關鍵信息；并協調企業各部門之間的溝通工作。

       

進行溝通工作的人員在響應本部門特殊需要的同時，還必須采取統一協調的方法進行更大范圍的信息溝通工作。為確保做到這一點，企業必須為他們制定統一的溝通方法、原則與標準，并為他們創造聚會和交流最佳實踐與創意的機會。

 

第三步：

使溝通活動的規劃方式標準化，從而為對地區性溝通活動提供支持。要確保進行溝通工作的人員采用相同的工作模式與方法，企業就應當從這一步開始使溝通活動的規劃方式標準化，以保證對各種項目與計劃的支持。

       

實際上，只要程序簡便易行，項目經理非常樂于為讓員工了解他們的項目或舉措而進行溝通規劃。對一些企業來說，這就意味著開發一種在線規劃工具，使項目經理了解一個溝通計劃有哪些關鍵的組成部分，并借助該工具創造出符合企業溝通標準與程序的高質量的溝通計劃。

 

 

加強溝通合作：三類信息

在今天這樣一個瞬息萬變的商業環境中，經理人員絕不能盲目行動。他們需要借助嚴格的規劃程序與標準，避免令企業出現信息超載的情況，并保證所有的信息溝通活動都是圍繞企業的優先考慮事項而展開的。

       

為提高信息的一致性、明確性與可信度，企業必須加強以下三種溝通工作的協調合作：聚焦于企業優先考慮事項的戰略信息；來自企業內從事溝通工作的人員的信息；以及來自區域性項目經理的信息。

       

現已證明，合理的信息規劃可以有效地減少：

       ● 來自企業內部各種人員的意外的、不受歡迎的信息。

       ● 來自企業總部的，既耗費時間又未經規劃或者不適合當地具體情況的計劃與建議。

       ● 大量戰略相關性很低的信息，從而防止這些次要信息淹沒那些更為重要的關鍵信息。

       ● 令員工對企業的優先考慮事項產生理解偏離的誤導性的、矛盾的信息。

       ● 缺乏規劃指導與規劃工具的經理人員發送的低質量信息。

       

企業內部人員的工作日程安排與優先考慮的溝通事項各不相同，如果組織缺乏統一的規劃構架與程序，就很難管理以上一切。設定統一的規劃程序有助于在企業內部建立一個統一的溝通標準，加強信息的連貫性、提高各種計劃的可比性。