某貿易公司構建內部溝通機制項目紀實

客戶行業  鋼材批發

 

問題類型 內部溝通不暢

 

【客戶評價】

從今年3月初，我們公司開始了與北京華恒智信人力資源顧問有限公司的合作，推行關于企業人力資源的項目工作，其中企業內部溝通機制建設是一個重要的內容。

 

華恒智信諸位咨詢老師們通過深入、細致的訪談和調研，幫助我們梳理了企業在業務方面和人員配置方面存在的主要問題，并針對問題，提出了建設性的解決建議。

 

我們認為咨詢專家提出的建立內部溝通平臺，改進訂單處理方式的建議非常有用，通過這一溝通平臺，企業內部的業務信息得到了充分的共享，業務經理人實現了事務性工作的束縛，同時也有效解決了倉儲人員忙閑不均的問題。

 

我們認為華恒智信咨詢專家非常專業，工作效率很高，在短短的幾個月就能夠徹底解決我們的問題在此，我們對北京華恒智信公司能夠培養出這樣高素質、專業化的老師表示感謝，對項目組老師們對本公司的辛勤付出表示衷心的感謝！

【客戶背景】

某貿易公司是山東一家從事鋼材批發貿易的企業，地處二線城市，公司成立十三年，現公司發展趨勢良好，該企業在當地的鋼材交易份額已占到當地市場份額的70%，但該公司高層在管理員工的過程中碰到了棘手的問題。

 

華恒智信顧問團隊應公司邀請，對這家貿易公司進行了深入的調研和相關人員訪談，了解到該公司在人員管理方面主要面臨以下兩方面的問題：

 

業務方面，新來的業務員往往由于經驗不足，對鋼材的價格也把握不準，一旦遇到與客戶進行價格商討的情況，都會將問題轉到業務經理處，導致每次業務經理那邊的人員越積越多，業務員這邊沒有人，削弱了企業與客戶之間的溝通效率。

 

人員配置方面，該公司的倉儲部人員大概有15人，當客戶訂單多的時候，這些人員裝貨都忙不過來，而沒有訂單的時候庫管人員卻都無事可做，他們的工作狀態完全是取決于客戶訂單的情況。如何實現人員合理化配置的問題，也擺在了領導面前。

【華恒智信問題分析】

結合企業自身特點，華恒智信顧問團隊分析認為，該鋼材批發公司所呈現的各種問題的深層原因主要有以下兩方面。

 

▲ 華恒智信 —— 案例研究中心

 

1、內部溝通機制缺失，導致業務操作不規范

 

該貿易公司對交易的價格、流程等信息沒有進行有效的內部溝通，一方面，業務員對于客戶詢價及相關資訊不能及時反饋，只能詢問業務經理等少數知情人，使得業務辦理的效率大大降低，經理等部分知情人員的時間和精力被占用，并且客戶的滿意度也大打折扣；另一方面，交易價格有較強的變動性，業務員不能及時獲知最新變化，容易導致業務操作中出現不規范，甚至是錯誤行為，降低工作效率，不利于公司在客戶中樹立良好形象。

 

2、人員配置缺乏彈性，導致“時忙時閑，忙閑不均”現象頻現

 

該貿易公司大部分員工的工作量都與業務量有直接聯系，但是該公司缺乏適應業務量、訂單量變動的彈性人員配置，使得人員配置無法根據訂單和業務變化而靈活調整，出現部分崗位時忙時閑以及崗位之間忙閑不均的情況也就不奇怪了。以倉儲人員為例，當訂單量大時，倉儲人員不得不超負荷工作，而訂單量減少時，他們又會無事可做。在此種工作量有較高不確定性和變動性的情況下，員工的工作成效不易得到客觀評價，他們的工作積極性也容易被消磨和打擊，進而對公司的業務開展產生負面影響。

【華恒智信解決方案】

針對該公司的問題，華恒智信顧問團隊經過深入調研和分析，提出了如下的解決方案。

 

▲ 華恒智信 —— 案例研究中心

 

1、建立公司內部的溝通平臺

 

該企業存在業務員對鋼材價格把握不準確的情況，華恒智信顧問建議通過建立一個內部溝通平臺來解決。一方面，定期向該溝通平臺上傳鋼材的歷史價格，使業務員在與客戶協商時對價格區間有所把握；另一方面，良好的經驗、常見的失誤和最新的公司決策都可在該平臺上進行發布，實現經驗信息在公司內共享，由此，使業務經理能從這些事務性工作中解脫出來，將時間和精力更多地用在管理團隊和促進業務方面。

 

2、改進訂單的處理方式，擴展倉儲人員的職能

 

針對該企業被動接受訂單，倉儲人員忙閑不均的情況，華恒智信顧問有兩方面的解決辦法：一是從訂單處理入手，在與客戶協商時就主動協調訂單的送貨方式和時間等條件，具體操作上，可以由業務員根據客戶信息平臺上即時的銷售信息，判斷倉儲情況，若當期倉儲壓力已較大，則可與客戶協商采取送貨上門的形式，以緩解倉儲人員負擔。二是從倉儲人員的職能入手，可實行倉儲崗位的一崗多能，使倉儲人員在倉儲任務較少時承擔其他方面的工作，如客戶接待等。如此，雙管齊下，即可解決倉儲人員時而過忙、時而過閑的矛盾。