某高速公路集團公司E-HR應用案例

客戶行業 交通運輸

 

問題類型 人力資源管理應用軟件

 

客戶背景

某高速公路集團公司是福建省某市大型國有企業，注冊資本24億元，截止2012年12月底，該集團公司總資產達1400億元。目前，該集團公司設有10個部門、3個管理中心，下設6個營運分公司、1個機電分公司、6個全資子公司、參股12個子公司，現有員工總數達8000人。

 

在市政府及其他相關單位的大力支持下，該集團公司近年來發展迅速，承接了多條高速公路建設的項目。由于業務量的增大，近年來員工數量也不斷增加，給該集團公司的管理帶來了一定的難度，信息反饋不及時、無法全面了解下級單位的信息、人力資源管理工作量超負荷等等。基于此，該集團公司領導提到建立人力資源信息化系統，并希望能通過信息化系統的建設提高管理工作效率的同時，也能對公司的管理效果有大的改進。通過對多家咨詢公司的調查和深入溝通，最終該集團公司領導選擇與華恒智信合作，希望能借助華恒智信的專業力量幫助企業提升管理水平和管理效率。

 

問題分析

通過與該集團公司總部及各分（子）公司領導、人力資源管理從業者及各層級員工代表的深入溝通以及對現有資料的分析等工作，華恒智信顧問專家梳理了該公司的管理問題，并在此基礎上對公司領導的咨詢需求有了更深入的理解和把握，并在此基礎上提供了針對性的解決方案，幫助該公司搭建了一套完善的人力資源管理信息化系統。此次項目成果得到了客戶方領導及人力資源管理從業者的高度認可。

 

該公司在實際人力資源管理的操作過程中，存在以下幾個方面的問題：

 

 

1、人力資源管理工作欠缺規范性、統一性

 

目前，該集團公司的人力資源管理工作較為雜亂，各個分（子）公司的管理水平參差不齊，盡管公司總部建立了較為完善的管理方法和流程，但是各個分（子）公司實際執行的管理措施和管理流程也是千差萬別。

 

2、總部對各分（子）公司的管控力度較弱

 

訪談中了解到，目前，該集團公司總部對各分（子）公司的管控較為松散，對分（子）公司的實際管理情況了解的也不全面。而公司領導希望能通過總部業務管理部門對下屬公司的日常經營運作進行管理，實現各分（子）公司經營行為的統一于優化，并對行業成功因素進行集中控制欲管理，以確保公司整體協調成長。

 

3、績效考核工作過程中缺乏必要的溝通，僅限于對數據的統計和分析

 

在公司領導的高度重視和大力支持下，該公司搭建了較為完善的績效管理體系，但是，在具體實施過程中，由于缺乏一些必要的溝通、反饋工作，該公司的績效考核工作僅限于對數據的搜集、統計和分析。雖然在實施的過程中耗費了大量的人力、物力，各個單位/部門的員工也都花費很多時間統計數據，但是，并沒有起到實際的管理作用。再加上績效考核與薪酬分配并沒有完全掛鉤，久而久之，績效考核也變成了走形式。

 

4、數據分析的及時性、準確性差，無法為管理決策提高數據支持

 

在缺乏E-HR支撐的情況下，高層提高的決策數據需求往往需要人力資源部門花費較多的時間、精力進行大量的手工統計才能完成，耗時費力，且數據的準確性和及時性難以保障。

 

5、事務性工作的工作量大，且效率低

 

由于員工數量較為龐大，該公司的人力資源管理工作中事務性工作較多，比如員工考勤統計/核對，績效考核數據搜集/統計/分析、薪酬數據核算等，任務較為繁重。且對統計數據的準確性、真實性無法有效監控，也無法對員工請假、加班等情況進行管控，即使沒有工作安排，很多員工也選擇加班，以賺取“加班費”，這在一定程度上增加了公司的人工成本。在核算數據方面，以前公司每個月算薪資、考勤數據需要很長一段時間才能將數據統計出來，而且還經常出錯。另一方面，人力資源部員工整天忙于處理此類事務性工作，也無暇顧及提升公司的人力資源管理水平。

 

現狀問題

針對該集團公司在人力資源管理方面的問題，華恒智信幫助該企業搭建了完善的E-HR系統，不僅提高了公司人力資源管理工作的效率，更主要的是幫助該公司提升了管控和管理效能。具體如下：

 

 

1、建立統一的人力資源管理平臺

 

建立統一的人力資源管理平臺，通過對薪酬、績效、培訓、人員評價等業務的系統應用，形成一個統一標準、集團管控、授權管理、信息齊全的人力資源管理數據庫和應用平臺，實現業務處理的規范化，并且能夠提高信息的共享程度以及信息傳遞的時效性、準確率，進而提高集團公司整體的人力資源管理水平和管理效率。

 

2、提高集團公司的管控效能

 

在人力資源管理方面，將國家法規、公司制度和監管要求融入到具體的操作流程中，依靠信息手段對分（子）公司進行具體的控制和試試預警，通過集中管控和分級授權，及時、準確、全面掌握分（子）公司用工種類、崗位分布、人員信息、員工考勤、費用預算、薪酬福利方法等用工和人力成本狀況，以控制用人風險，降低人工成本，提高公司的精細化管理水平。

 

3、發揮績效考核的“管理”作用

 

華恒智信幫助該集團公司搭建的E-HR系統中，績效考核模塊是一個重點。該E-HR系統支持員工在線填寫工作目標、提交直接上級審批，直接上級可以在線修改、審批員工的工作計劃和目標。在工作過程中，員工可以填寫工作完成情況、遇到的問題、需要的資源支持等，上級則可對其進行批示和知道。而在考核實施階段，員工可以在線提交工作數據，人力資源部相關人員可以通過在線統計和分析直接看到部分績效考核結果；在績效反饋階段，要求上級填寫績效面談的內容及所制定的績效改善計劃。同時，該系統針對不同人群設置了差異化權限。通過應用這一系統，將溝通、反饋等過程貫穿員工和管理者的日常工作中，真正實現績效考核的“管理”作用。

 

4、提供快捷準確的統計分析系統，為高層決策提供支持

 

華恒智信所搭建的E-HR系統中，提供快捷準確的統計分析系統，能夠快速準確獲取行業要求報表，通過靈活的自定義查詢、人力資源管理指標統計分析和完善的圖形輸出，建立重要的人力資源管理指標分析和監測機制，能夠及時、準確掌握集團公司的人力資源管理狀況，為各級管理者提供有力的分析和決策支持。

 

5、實現人力資源管理工作的電子化處理，提高工作效率，并加強管控力度

 

通過應用該E-HR系統，該公司實現了人力資源管理事務性工作的電子化處理，提高工作效率，并加強了公司的管控力度。比如：（1）將指紋考勤機與考勤系統連接，實現對各類人員出勤情況的實時監控及查詢統計；（2）員工在線請假及加班申請，系統可以自定義相應公式及規則，計算員工加班、加點、補休、補休充減加班、加班存假及加班工資結算等，并可以通過預警功能實現各種假期及加班工資總額等的有效控制；（4）通過考勤系統統計出員工每月出勤結果后自動引入薪資系統參與工資計算；（5）總部可預先設定下級工資總額，或崗位預算總額、加班工資總額，自動與薪資系統實際計發數進行對比分析，各部門超過預算則預警提示，不預執行。