如何做好“工作分析”的準備工作？

導讀   

很多企業都會面臨崗位權責不明、員工之間相互推諉扯皮的人才管理難題。

 

在我們的咨詢實踐中發現有的企業管理者認為出現這類問題的原因在于量化考核工作沒有做好，有的企業管理者認為之所以出現推諉扯皮，是公司的激勵政策沒有發揮好，還有一部分管理者覺得是公司的人力資源配置出了問題，于是大刀闊斧地進行裁員或招人……這些分析的角度都對，但是在實際解決過程中，還是有很多企業沒有辦法成功解決這類崗位管理問題，我們發現問題可能出在源頭上——工作分析沒有落實到位。很多企業在開展人才管理工作時，經常會忽視基礎性工作，有的企業跳過工作分析直接開展具體的招聘、培訓、考核等工作，有的企業雖然開展了工作分析，但是可能由于缺乏專業性分析人才和科學的分析手段，所以工作分析效果并不理想。

 

工作分析作為HR的基礎性工作，關系著后續各項人力資源管理工作是否能有效開展，工作分析做得好，有助于從源頭上降低人才管理風險，管理者除了從思想上要重視工作分析，在具體實踐中，還要做好工作分析，如何做好？具體而言，我們可以從以下幾方面來準備開展工作分析。

 

1.確定工作分析的目標

 

在正式開始工作分析之前，管理者需要考慮的第一個問題是：我們做工作分析的目的是什么？工作分析想要實現的目標是什么？對于這個問題的思考直接影響到了即將開展的工作分析工作的方向，具體而言，不同的工作分析目標可能會引導管理者在未來的收集信息等工作環節中采取不同的方法，比如：如果管理者做工作分析的目的在于將組織或部門職責更明確地分解到各個職位中去，管理者想要通過工作分析了解各個崗位的具體職責和各種崗位彼此之間的關系，那么，管理者在開展工作分析之前需要收集的信息重點就應該放在崗位說明書、組織結構圖、部門職責說明書等資料上；如果管理者做工作分析的目的在于解決近期空缺崗位的招聘問題，那么工作分析準備階段的側重點一方面要關注有關空缺崗位的工作說明、職責要求等制度文件，另一方面要留意匯總以往該崗位的招聘信息、注意收集該崗位的員工勝任力模型等除崗位說明書之外的相關資料。

 

2.制定總體的實施方案

 

為了最大化發揮工作分析資源的使用價值，節省不必要的時間，有效調配各方工作人員有序配合工作分析工作，管理者在正式開始工作分析之前需要制定詳細的工作分析計劃，設計好工作分析的操作方案。工作分析計劃不是想到什么就寫什么，計劃需要有一定的邏輯性和完整性，在我們以往的咨詢實踐中，發現很多企業的工作分析計劃都是不到位的，有的工作分析計劃只是簡單陳述工作分析實施步驟，有的工作分析計劃就像是一份購物清單，羅列了種種需要使用的工作資源，對工作分析的對象、工作分析的方法一筆帶過，更有甚者，直接跳過工作分析及計劃，憑借管理者主觀經驗口頭安排，就轟轟烈烈開展起了工作分析。研究發現，諸如此類工作分析計劃制定不到位的企業，在實際的工作分析實施過程中，會出現這樣那樣的問題，比如：管理者每一次的口頭安排都有所偏差，導致工作分析人員的工作任務不連貫，甚至出現不斷返工的情況。

 

所以，我們認為管理者在進行工作分析之前，制定總體的實施方案是必不可少的環節，我們通過實踐總結，一份完整的工作分析實施方案至少需要包括：工作分析需要收集的信息內容和獲取途徑；工作分析最終需要提交的成果；工作分析工作的組織形式、工作負責人和具體實施者；工作分析實施的過程或步驟；工作分析開展的具體時間進程和每個階段的工作安排；以及其他一些諸如所需背景資料、配合工作的說明。

 

3.收集和分析有關的資料

 

工作分析是一項系統性的工作，管理者不僅要“就事論事”，還需要有更宏觀的工作視角，不應該局限于具體崗位的工作信息收集，有些能夠收集到國家、行業等背景資料對開展工作分析也是很有參考價值的，比如：國家職業分類標準或國際職業分類標準；有關整個行業的信息，包括行業組織類似崗位的職業標準或職位說明；如果是針對每一崗位的工作分析，管理者也可以考慮適當地收集一些組織機構圖、工作流程圖、部門職能說明等背景資料輔助分析。

 

之所以在工作分析準備階段強調這一點，原因在于，我們在很多的咨詢工作中發現，企業開展工作分析，有的時候并不僅僅只是為了解決現有崗位的管理問題，有的企業考慮到公司戰略層面的發展需求，會要求HR進行工作分析研究一下公司未來的整體崗位設置，是否有必要新增或刪除一些崗位，這就要求HR了解國家、行業、地區等發展政策以及公司戰略發展計劃，僅僅收集崗位說明書來進行工作分析是遠遠不夠的。

 

4.鎖定工作分析的信息，確定收集信息的方法

 

在多年的咨詢實踐中，我們發現僅僅從現有資料中進行工作分析，容易遺失很多工作的關鍵信息，工作分析根本上是為了提高員工的工作效率，所以需要工作分析人員深入工作第一現場，從實地調查中提取鎖定關鍵信息，管理者可以從以下三個方面來考慮工作關鍵信息的收集問題：首先，管理者可以依據工作分析的目標，確定需要收集的信息。其次，根據現有的資料分析，結合實際工作情況，判斷可能需要進一步重點分析或說明的信息，緊接著，管理者可以參照5W1H的分析內容進行工作信息的全面診斷，根據5W1H的指標判斷信息收集是否全面，哪些信息的可用性更高。

 

在確定需要分析的信息之后，就需要選擇合適的方法來收集工作信息，現代企業信息收集管理技術已經有了很大的提升，收集方法也更多樣，不能再簡單地理解為整理企業現有的規章制度文件，收集方法有間接式的，比如上述提到的從書面材料中提取信息，也有直接式的，比如：行為事件訪談、問卷調查法、觀察法等定性、定量類收集方法。管理者可以根據實際需要采取單一或多個方法配合使用，提高工作分析的準確性、有效性。

 

5.組織及人員方面的準備

 

企業有例行性的工作分析，也有臨時性的工作分析，不管哪一種，往往都需要成立專門的工作分析小組來完成具體的分析工作，在工作分析人員的選擇上，管理者要慎重，不能全是一幫新人，也不能全是企業的中高層管理者，基本原則是在沒有外部咨詢顧問的介入情況下，可以由掌握工作分析技術的HR人員履行相應的職責。

 

除此之外，還需要強調工作分析前期的溝通協調工作，這里的溝通協調主要指和企業高層、企業各部門負責人的協商，主要目的是獲取高層管理者和其他部門負責人的支持與認同，這樣不僅能方便獲取分析工作所需資源，而且企業各級的相互理解，可以推動直線管理者積極動員下屬員工配合分析工作。

 

通過上述五個步驟的梳理，基本做好了開展工作分析的前期準備，接下來，管理者就可以有目的、有計劃、有方法地開展工作分析了。